Создание организационных диаграмм. Использование организационных диаграмм.

Организационные диаграммы позволяют наглядно отобразить любые отношения между элементами диаграммы. Организационные диаграммы часто применяют, чтобы показать иерархическую структуру. Как и обычную диаграмму организационную диаграмму можно разместить либо на новом слайде, предварительно создав на нем специальное поле-заполнитель, либо на уже существующем слайде.

Для вставки организационной диаграммы на существующий слайд можно выполнить одно из следующих действий:

¨ выполнить команду Схематическая диаграмма меню Вставка;

¨ щелкнуть кнопку Добавить диаграмму или организационную диаграмму на панели инструментов Рисование ;

¨ в области соответствующей разметки слайда щелкнуть кнопку для вставки Организационной диаграммы .

Библиотека диаграмм представляет шесть типов диаграмм:

¨ отображение структуры отношений , используется, чтобы показать иерархические отношения между элементами;

¨ циклическая диаграмма , используется, Чтобы показать непрерывный цикл;

¨ радиальная диаграмма , используется, чтобы показать, каким образом все элементы диаграммы связаны с ее центральным элементом;

¨ пирамидальная диаграмма , используется, чтобы показать фундаментальные отношения между элементами, построенными один на базе другого;

¨ диаграмма Венна , используется, чтобы показать, как различные элементы перекрывают друг друга;

¨ целевая диаграмма , используется, чтобы показать этапы, которые нужно выполнить для достижения желаемой цели.

Редактирование организационной диаграммы

При выборе первого типа диаграммы на слайд будет помещена диаграмма, представленная на рис. 5.5.13, и откроется панель инструментов Организационная диаграмма .

Рис. 5.13 Редактирование организационной диаграммы

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В ТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ WORD

СЛЕПОЙ ДЕСЯТИПАЛЬЦЕВЫЙ МЕТОД НАБОРА ТЕКСТА ТРЕНАЖЕРЫ... ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ Слепой метод набора... Зоны действия пальцев ЛЕВОЙ руки на клавиатуре Верт зона Палец Клавишный ряд Количество...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Для создания организационной диаграммы также можно использовать изображение, связанное с каждым лицом в графическом элементе SmartArt. Организационная диаграмма с фотографиями не только профессионально выглядит, но и помогает просматривающим сопоставить лица и имена своих коллег.

В этой статье

Общие сведения о создании организационной диаграммы

Организационная диаграмма - это графическое представление структуры управления организации, например руководителей отделов и рядовых сотрудников. Используя графический элемент SmartArt в приложении Excel, Outlook, PowerPoint или Word, вы можете создать организационную диаграмму и включить ее в рабочий лист, сообщение электронной почты, презентацию или документ. Вы можете быстро и легко ввести или вставить текст в своей организационной диаграмме, а затем текст будет автоматически размещен и выровнен.

Если вы добавляете поле помощника в макет диаграммы, такой как Организационная диаграмма , на это поле в области текста указывает маркер с прикрепленной линией.

Хотя для создания организационных диаграмм можно использовать другие макеты иерархии, висячие макеты и поле помощника доступны только в макетах организационных диаграмм.

Создание организационной диаграммы

Создание организационной диаграммы с рисунками

Организационная диаграмма (оргдиаграмма) может быть открыта двойным щелчком мыши по названию субъекта (Навигатор → вкладка Субъекты ) или нажатием на кнопку панели инструментов Навигатора . К основному интерфейсу Окна диаграммы (см. ) добавляются инструменты для работы с субъектами.

Пример организационной диаграммы представлен на Рисунке 1:

Рисунок 1. Организационная диаграмма

Описание назначения кнопок панели инструментов Окна диаграммы приведено в Таблице 1.

Кнопка	Назначение
	Автообновление диаграммы при открытии. Если кнопка нажата, при открытии диаграммы происходит обновление названий объектов, их связей и достройка оргдиаграммы до максимального уровня, присутствующего на диаграмме. В случае, если на диаграмме присутствуют связи Вспомогательного подчинения (см. ), автообновление диаграммы производиться не будет.
	Показать/убрать параметры элементов. Если кнопка нажата, на диаграмме выводятся значения указанных пользователем параметров объектов, размещенных на диаграмме в виде элементов. Если кнопка отжата - значения не показываются. О выводе параметров объектов на диаграмму см. .
	Формирование оргдиаграммы. Открывается диалог формирования оргдиаграммы. Подробнее см. .
	Упорядочить подчиненных… При нажатии на кнопку откроется окно для выбора способа размещения подчиненных узлов. Подробнее см. п. .
	Переместить элемент влево. Перемещает элемент и его потомков влево на оргдиаграмме.
	Переместить элемент вправо. Перемещает элемент и его потомков вправо на оргдиаграмме.
	Параметры оргдиаграммы. Открывает окно настройки параметров оргдиаграммы. Подробнее см. .
	Переход на уровень вверх. Открывается диаграмма вышележащего субъекта. При переходе на другой уровень, в случае, если на диаграмме производились изменения, выдается запрос о сохранении изменений текущей диаграммы. При первом открытии будет показан диалог формирования оргдиаграммы.
	Переход на уровень выделенного субъекта. Открывается организационная диаграмма выделенного субъекта. При переходе на другой уровень, в случае, если на диаграмме производились изменения, выдается запрос о сохранении текущей диаграммы. При первом открытии будет показан диалог формирования оргдиаграммы.

Таблица 1. Панель инструментов окна организационной диаграммы

Рисунок 5

Также на диаграмме можно отобразить части структур других ветвей Субъектов (Рис. 6).

Пример. Отображение параметра "Количество штатных единиц"

Допустим, необходимо вывести количество ставок должности в элемент оргдиаграммы. Для этого в → вкладка Модели ) на вкладке Поля оргдиаграммы в новой строке нажимаем на кнопку для добавления параметра субъекта. Откроется окно выбора параметра. В дереве Источники данных выберем источник "Параметры должности", в списке Параметры выделим параметр "Количество штатных единиц". На вкладку Поля оргдиаграммы добавилась новая строка с указанием системного пути к выбранному параметру, автоматически заполнились параметры "Поле Visio" и "Порядок вывода". Введем название для "Поля Visio", например "СТАВОК". Сохраним изменения.

При формировании оргдиаграммы данное поле может быть выведено в элементы диаграммы для должностей на вкладке Поля в окне Параметры , которое можно открыть с помощью кнопки панели инструментов Окна диаграммы . (Рис. 13).

Рисунок 13

Пример. Отображение списка "Сотрудники"

Допустим, необходимо вывести список физических лиц, занимающих должность, в элемент оргдиаграммы. Для этого в Настройках для всех пользователей в параметре "Параметры оргдиаграммы" (Главное меню → Главная → Настройки для всех пользователей → вкладка Модели ) на вкладке Поля оргдиаграммы в новой строке нажимаем на кнопку для добавления параметра субъекта. Откроется окно выбора параметра. Установим флажок Показывать все , в списке Параметры выделим параметр "Сотрудники". На вкладку Поля оргдиаграммы добавилась новая строка с указанием системного пути к выбранному параметру, автоматически заполнились параметры "Поле Visio" и "Порядок вывода". Тип данного параметра "Список", поэтому необходимо заполнить для него параметр "Параметр списка" для вывода в элемент диаграммы. По кнопке в поле выберем параметр "Физлицо". Введем название для "Поля Visio", например "СОТРУДНИКИ". Сохраним изменения.

Организационные диаграммы субъектов должны быть сформированы для вывода в отчете "Положение о подразделении". В программе существует возможность массового автоматического создания и обновления организационных диаграмм субъектов. Для этого используется пункт контекстного меню Автообновление диаграмм (Навигатор → Контекстное меню объекта → Дополнительно ).

Рисунок 15

При нажатии на этот пункт меню выдается окно, где необходимо выбрать типы субъектов, для которых будут обновляться оргдиаграммы. При установленном флажке Создавать новые диаграммы будут автоматически формироваться новые диаграммы субъектов. При установленном флажке Применять стиль к элементам диаграммы для всех элементов диаграммы принудительно будут применены стили из группы стилей диаграммы. В этом случае пользовательское форматирование элементов будет утеряно.

При нажатии кнопки Ок будет открыто окно настройки умолчаний для оргдиаграмм (см. п. выше).

После задания умолчаний запускается формирование организационных диаграмм субъектов выбранных типов. Процесс обновления оргдиаграмм занимает некоторое время, зависящее от количества обновляемых элементов.

Для тех диаграмм, у которых отключено Автообновление диаграммы при открытии (см. ), автообновление произведено не будет.

Назначение организационной диаграммы

Организационная диаграмма - это схема иерархии, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.

Организационные диаграммы могут быть как простыми, так и большими сложными схемами, основанными на сведениях из внешнего источника данных. могут отображать основные сведения, например имя и должность сотрудника, или подробную информацию, например подразделение и учетный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно добавлять рисунки.

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию используются следующие поля:

отдел;
телефон;
должность;
электронная почта.

Откройте вкладку Файл , щелкните Создать , выберите категорию шаблонов Бизнес и дважды щелкните шаблон Организационная диаграмма .
Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите на страницу фигуру корневого уровня для организации (например, Директор ).
Выделив фигуру, введите для нее имя и должность.
Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.
Продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы из нового файла данных

Этот способ оптимален, если поля сведений по умолчанию не соответствуют требованиям, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

Откройте вкладку Файл , щелкните Создать , выберите вариант Бизнес и дважды щелкните шаблон Мастер организационных диаграмм .
На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера , а затем нажмите кнопку Далее .
Выберите вариант Excel или Текст с разделителями , введите имя нового файла, а затем нажмите кнопку Далее .

Для создания любой диаграммы можно нажать кнопку Добавить диаграмму или организационную диаграмму панели инструментов Рисование или выполнить команду Вставка/Схематическая диаграмма . В диалоговом окне Библиотека диаграмм (рис. 26.2) следует выбрать тип диаграммы и нажать кнопку ОК.

Рис. 26.2. Выбор типа организационной диаграммы в диалоговом окне "Библиотека диаграмм"

Для иллюстрации иерархических отношений лучше выбрать тип Организационная диаграмма .

Для создания только организационной диаграммы можно также выполнить команду Вставка/Рисунок/Организационная диаграмма .

После этого на листе появится рамка со штриховыми границами (Полотно ) и заготовка (макет) диаграммы (рис. 26.3), а также панель инструментов Диаграмма (при создании циклической, целевой, радиальной, пирамидальной диаграммы или диаграммы Венна) или Организационная диаграмма (при создании организационной диаграммы).

Рис. 26.3. Окно Microsoft Word при создании организационной диаграммы

Диаграмма формируется добавлением и/или удалением фигур, изменением их расположения, а также добавлением текста к фигурам и полям (слайдам) диаграммы. Работать можно только с выделенной фигурой диаграммы. Для ее выделения достаточно один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по рамке фигуры.

Макет организационной диаграммы по умолчанию содержит четыре фигуры. Для добавления фигуры необходимо выделить фигуру диаграммы, к которой добавляется новая, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Добавить фигуру панели инструментов Организационная диаграмма (см.рис. 26.3) и в появившемся меню выбрать тип добавляемого элемента (Подчиненный , Коллега , Помощник ).

Для удаления любой фигуры диаграммы достаточно ее выделить и нажать клавишу клавиатуры Delete .

Для ввода текста в фигуру диаграммы необходимо щелкнуть по словам Текст слайда и ввести необходимый текст.

Пример организационной диаграммы приведен на рис. 26.4.

Рис. 26.4. Созданная организационная диаграмма

Для изменения расположения фигур диаграммы относительно элемента верхнего уровня можно нажать кнопку Макет панели инструментов Организационная диаграмма (см.рис. 26.3) и в появившемся меню выбрать необходимый макет диаграммы (Обычный , Двухсторонний , Левосторонний или Правосторонний ). Пример организационной диаграммы с правосторонним расположением элементов приведен на рис. 26.5

Рис. 26.5. Организационная диаграмма с правосторонним расположением элементов

Следует иметь в виду, что по умолчанию диаграмма создается в режиме автомакета. Это приводит к тому, что размер шрифта надписей фигур и размер самих фигур автоматически изменяется при изменении диаграммы. Причем, производится это не самым лучшим образом. Для удобства работы такой режим можно отключить, нажав кнопку Макет панели инструментов Организационная диаграмма (см. рис. 26.3) и в появившемся меню выбрав команду Автомакет .