Зарплатный документ невыхода в 1 8.3 зуп. Ввод отсутствия по невыясненной причине при нахождении сотрудника «на больничном. Внутрисменные прогулы и неявки

Организации обязаны вести учет рабочего времени сотрудников. Для этого используют унифицированную форму Т13 – табель учета рабочего времени. В этом документе по каждому работнику заполняют данные об отработанных им днях и часах. Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия формируется по данным производственного календаря. Здесь мы расскажем, где найти табель рабочего времени и как настроить его под себя.

Читайте в статье:

Есть два варианта ведения табеля:

Вариант 1. Сплошная регистрация явок и неявок на работу;
Вариант 2. Регистрация только отклонений (отпусков, больничных и т.п.).

Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия формируется вторым способом. Программа автоматически заполняет его по принятым на работу сотрудникам, с учетом их отпусков и больничных. За основу 1С 8.3 берет 5-ти дневную 40 часовую рабочую неделю из производственного календаря. Как настроить производственный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия читайте здесь. Учет не оплачиваемых отпусков («за свой счет») и прогулов в программе 1С 8.3 Бухгалтерия не предусмотрен.

Для учета рабочих и нерабочих дней в табеле учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия используют следующие обозначения:

• «Я». Рабочий день (явка);
• «В». Выходные дни;
• «ОТ». Отпуск;
• «Б». Больничный.

Расскажем, как в 5 шагов в 1С 8.3 найти и настроить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Шаг 1. Настройте в 1С 8.3 учет больничных и отпусков

Зайдите в раздел «Зарплата и кадры» (1) и нажмите на ссылку «Настройки зарплаты» (2). Откроется окно настроек.

В открывшемся окне нажмите на ссылку «Расчет зарплаты» (3) и поставьте галочку (4) напротив «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».


Теперь табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия будет формироваться с учетом введенных больничных и отпусков.

Шаг 2. Откройте в 1С 8.3 табель учета рабочего времени для заполнения

Зайдите в раздел «Зарплата и кадры» (1) и нажмите на ссылку «Отчеты по кадрам» (2). Откроется окно «Отчеты раздела «Кадровый учет»».


В открывшемся окне нажмите на ссылку «Табель учета рабочего времени (Т-13)» (3). Откроется окно для заполнения документа.

Шаг 3. Сформируйте в 1С 8.3 табель учета рабочего времени

В форме заполнения укажите:

• вашу организацию (1);
• период, за который надо сформировать табель (2). Введите начальную и конечную дату периода;
• подразделение, по которому нужен табель (3). Если это поле оставить пустым, то табель заполнится по всем подразделениям.

Для завершения операции нажмите кнопку «Сформировать» (4).


В сформированном табеле будет информация:

• по сотрудникам и их должностям(5);
• количеству отработанных дней за выбранный период по каждому сотруднику (6);
• количеству отработанных часов за выбранный период по каждому сотруднику (7).

Шаг 4. Формирование табеля в 1С 8.3 по отдельным работникам

Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия можно сформировать по отдельно взятому сотруднику или их группе. Для этого нажмите кнопку «Настройка» (1). В открывшемся окне «Настройки отчета …» нажмите ссылку «Подбор» (2). Откроется .


В списке кликните на нужных сотрудников и нажмите кнопку «Выбрать» (3). Нажмите на «х» (4) чтобы закрыть список.


Теперь в окне «Настройки отчета…» указан выбранный сотрудник (5). Нажмите кнопку «Закрыть и сформировать» (6) для завершения формирования документа.


По указанному сотруднику сформируется табель (7).

В течение одного рабочего дня сотрудник может быть занят по-разному. К примеру, до обеда он может находиться в офисе, а после - уехать в командировку или использовать остаток дня для дополнительного отдыха за отработанное ранее сверхурочное время. Подобные краткосрочные события, занимающие не полный рабочий день, называются внутрисменными. О том, как их учитывать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0, читайте в материале экспертов «1С».

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0 предусмотрен гибкий механизм учета времени, позволяющий учесть различные жизненные ситуации и отразить их и в табеле учета рабочего времени, и при расчете зарплаты.

Настройка внутрисменных отсутствий

Возможность зарегистрировать в программе на неполный рабочий день такие события как командировка, отгул, простой или отпуск без оплаты нужно предусмотреть заранее - при начальной настройке программы, или включить в момент возникновения потребности.

При Начальной настройке программы нужно установить флаги:

• Использовать оплату внутрисменных командировок,
• Использовать внутрисменные отгулы,
• Предоставляются внутрисменные отпуска без оплаты,
• На предприятии регистрируются прочие отсутствия, занимающие не весь рабочий день.

Если в процессе работы выяснится, что не все используемые в организации внутрисменные отсутствия подключены, то можно в меню Настройка -> Расчет зарплаты -> Настройка состава начислений и удержаний на закладке Учет отсутствий установить соответствующие флаги В том числе внутрисменные (рис.1).

Внутрисменные командировки

После установки флага Командировка на неполный день (внутрисменная) становятся доступны для заполнения поля Дата командировки и Часов . Считается, что командировка приходится на дневное время и доплата за ночную работу не требуется. Оплачивается командировка по часам из расчета среднечасового заработка.

Пример 1

21 сентября 2015 года внутрисменная командировка сотрудника длилась 3 часа, норма рабочего времени по графику - 8 часов. При расчете зарплаты за этот день оплата по окладу автоматически начисляется за 5 часов. В табеле 21 сентября будет отмечено буквами «я/к», а время - 5/3 (рис. 7).

Внутрисменные простои

В зависимости от причины простои оплачиваются по-разному. Оплата простоя по вине работника не оплачивается, а по вине работодателя - оплачивается исходя из двух третей среднего заработка.

Если простой был по причинам, не зависящим от сторон, то оплата производится исходя из 2/3 тарифной ставки. Соответственно, и в табеле учета рабочего времени фиксироваться простой будет в зависимости от вида простоя (см. табл. 1).

Таблица 1

Пример 2

Внутрисменный простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника, продолжался в дневное время 22 сентября 2015 года 2 часа.

Норма рабочего времени по графику - 8 часов.

При расчете зарплаты за этот день оплата по окладу автоматически начисляется за 6 часов. В табеле 22 сентября будет отмечено буквами «я/нп», а время - 6/2.

Внутрисменные отгулы

Внутрисменные отгулы (дополнительное время отдыха сотрудника) могут образоваться в трех случаях:

• переработка при суммированном учете рабочего времени;
• сверхурочная работа;
• работа в выходной день или по графику в праздничный день.

Для регистрации внутрисменного отгула предназначен документ Отгул в меню Кадры -> Все кадровые документы -> Создать (рис. 4).

Пример 3

25 сентября 2015 года сотрудник взял дополнительных 4 часа отдыха в счет отработанного ранее времени сверхурочно. В программе зарегистрирован внутрисменный отгул.

При норме рабочего дня 8 часов оставшиеся 4 часа автоматически будут оплачены по окладу, а в табеле учета рабочего времени 25 сентября 4 часа отдыха будут отмечены буквами «я/нв», а время - 4/4.

Внутрисменные прогулы и неявки

Для регистрации прочих внутрисменных неявок и прогулов в программе предусмотрены следующие документы: и Прогул, неявка .

Документом Отпуск без сохранения заработной платы в меню Кадры -> Все отсутствия сотрудников -> Создать могут быть зарегистрированы неоплачиваемые отпуска разных видов, в зависимости от которых в табеле учета рабочего времени устанавливается символ соответствующий символ (см. табл. 2).

Таблица 2

Пример 4

23 сентября 2015 года в течение части смены (в документе установлен одноименный флаг) сотрудник четыре часа был в дополнительном учебном отпуске без оплаты, норма рабочего времени по графику - 8 часов.

При расчете зарплаты за этот день оплата по окладу автоматически начисляется за 4 часа (рис. 5). В табеле 23 сентября будет отмечено буквами «я/уд», а время - 4/4 (рис. 5).

Документом Прогул, неявка в меню Кадры -> Все отсутствия сотрудников -> Создать могут быть зарегистрированы отсутствия по невыясненным причинам и прогулы. В зависимости от установки переключателяВид отсутствия в табеле учета рабочего времени устанавливается соответствующий символ - см. табл. 3.

Таблица 3

Пример 5

24 сентября 2015 года зарегистрировано опоздание сотрудника на работу на 1 час - это внутрисменный прогул. В документе Прогул, неявка (рис. 6) установлен вид отсутствия Прогул и флаг Отсутствие в течение части смены. При норме рабочего времени 8 часов в день за 24 сентября оплата по окладу начислится автоматически за 7 часов. В табеле 24 сентября будет отмечено буквами «я/пр», а время - 7/1 (рис. 7).

Рис. 7. Табель учета рабочего времени

Если сотрудник находился (или еще находится) «на больничном» и пока не предоставил работодателю листок нетрудоспособности, но при этом уже настала пора рассчитывать зарплату или аванс, то для того, чтобы ему не начислялась зарплата за период «больничного», в программе 1С:ЗУП 3 следует ввести для сотрудника отсутствие по невыясненной причине. Рассмотрим, как правильно зарегистрировать отсутствие по невыясненной причине на период «больничного».

Необходимые настройки для регистрации отсутствия по невыясненной причине

Чтобы в программе имелась возможность регистрировать отсутствие по невыясненной причине в настройках состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний ) на вкладке Учет отсутствий должен быть установлен флажок Прогулы и неявки :

Регистрация отсутствия по невыясненной причине

Отсутствие по невыясненной причине регистрируется документом Прогул, неявка (Кадры – Все отсутствия сотрудников ):

Ввод документа «Прогул, неявка»

Если с программой работают две группы пользователей: специалисты кадровой службы и бухгалтеры по расчету зарплаты, то предполагается, что документ Прогул, неявка вводит пользователь с профилем Кадровик , указывая в нем сотрудника и период неявки, а затем пользователь с профилем Расчетчик – утверждает документ.

В документе:

• в реквизите Месяц следует указать месяц, при расчете зарплаты за который должно быть учтено отсутствие;
• выбрать вид отсутствия Отсутствие по невыясненным причинам ;
• указать период отсутствия. Если дата окончания периода отсутствия еще не известна (сотрудник продолжает болеть), то если документ вводится перед расчетом аванса, то указывается 15 число месяца, если перед расчетом зарплаты — последнее число месяца.

Пример 1

Факт отсутствия сотрудника регистрируется с помощью документа Прогул, неявка .

В документе следует указать Месяц – апрель, так как именно при расчете аванса за апрель следует учесть это отсутствие.

В качестве периода отсутствия в этом случае следует указать период с 10 по 15 число, так как дата окончания болезни сотрудника еще не известна, а рассчитываться будет зарплата за первую половину месяца – с 01 по 15 апреля, следовательно, в базе должны быть отражены все неявки, которые произошли по 15 апреля.

Если в рассматриваемом примере до конца месяца не вернется и не предоставит листок нетрудоспособности, то потребуется ввести отсутствие по невыясненной причине и на период с 16.04 по 30.04, чтобы это отсутствие было учтено при окончательном расчете зарплаты за апрель.

Пример 2

В этом случае также требуется ввести документ Прогул, неявка для данного сотрудника и зарегистрировать апрелем отсутствие по невыясненной причине за период с 27.04 по 30.04.

Утверждение документа «Прогул, неявка»

После проведения пользователем с профилем Кадровик документа Прогул, неявка , в журнале документов он будет выделен жирным шрифтом, поскольку еще не утвержден. Пользователю с профилем Расчетчик следует утвердить документ, воспользовавшись командой Утвердить из журнала или установив соответствующий флажок в самом документе:

Если в программе многопользовательская работа не настроена, то флажок утверждения в форме документа не отображается, считается, что документ утверждается сразу при его проведении.

После утверждения документа Прогул, неявка при расчете оклада сотрудника отработанное время будет определено с учетом этого отсутствия.

Пример 1

Сотрудник работает по графику пятидневной 36-часовой рабочей недели, оплата производится по дням. В период с 01 по 15 апреля по графику сотрудника приходится 10 рабочих дней, сотрудник отработал 6 рабочих дней, а не 10, так как с 10 по 15 апреля отсутствовал.

Пример 2

Сотрудник работает по графику пятидневки, на период с 27 по 30 апреля приходится 2 рабочих дня из 21 дня нормы за апрель по графику сотрудника. Поэтому для Кирсанова произойдет расчет только за 19 отработанных дней:

Отражение отсутствия по невыясненной причине в табеле учета рабочего времени

Периоды отсутствия по невыясненной причине отражаются в табеле учета рабочего времени буквенным кодом НН :

Действия после того, как сотрудник представил «больничный»

После того, как сотрудник предоставляет листок нетрудоспособности, в программе необходимо зарегистрировать документ Больничный лист . При этом нет необходимости как-то специально сторнировать или удалять документ Прогул, неявки .

Пример 1

На основании представленного работником листка нетрудоспособности в программе зарегистрирован документ Больничный лист за период с 10 апреля по 20 апреля.

Дни отсутствия по невыясненной причине (НН ) автоматически вытесняются после регистрации в этом периоде больничного листа (Б ). Это можно увидеть в отчете Табель учета рабочего времени (Т-13) :

Если больничный регистрируется уже в следующем месяце начисления по отношению к документу Прогул, неявка , тогда в документе Больничный лист произойдет отмена отсутствия по невыясненной причине в явном виде.

Пример 2

К этому времени зарплата за апрель уже рассчитана и выплачена. Больничный лист на период с 27 апреля по 10 мая регистрируется месяцем начисления май:

В документе появляется вкладка Пересчет прошлого периода , на которой регистрируется отмена отсутствия по невыясненной причине:

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 ведется по тем сотрудникам, заработная плата которых зависит от количества отработанного времени (повременщики).

Существует два способа учета отработанного времени:

• Учет отклонений от планового времени. В данном случае фиксируются все неявки на работу (отгул, отпуск, больничный и т. п.). Данный способ учета так же отражает незапланированные работы (сверхурочные).
• Данный способ отражает не только незапланированные работы и неявки, но и время, отработанное по графику – сплошная регистрация.

Если вас интересует, где найти табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3, томить не буду — его там нет. Для целей расширенного учета по з/п специально приобретается решение 1С ЗУП 8.3. О ней мы и поговорим.

Первым делом необходимо на текущий год (на год ведения табеля). В меню «Настройка» выберите пункт «Производственные календари».

Если календарь не был ранее создан, его необходимо создать и заполнить автоматически, проверив корректность и при необходимости внести изменения.

Графики работы

После заполнения производственно календаря в 1С ЗУП, вам необходимо создать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого перейдите в меню «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников».

График можно заполнить автоматически, при необходимости скорректировав.

Графики работы можно задать для сотрудников такими документами, как, «Прием на работу» и «Кадровый перевод».

В ЗУП есть возможность массово изменять график работы сотрудникам.

В таких ситуациях, когда у сотрудника на определенный период времени изменялись условия рабочего времени (например, сокращенный день), для них указываются индивидуальные графики. Настройка индивидуальных графиков располагается в меню «Зарплата». При наличии индивидуального графика у сотрудника за определенный период, программа не будет учитывать основной.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Зарплата», пункт «Табели». В табеле используются обозначения, которые находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». При необходимости указания нескольких видов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.

Табель можно заполнить автоматически, скорректировав при необходимости данные. На некоторых предприятиях используются СКУД (системы контроля и управления доступом). Вся суть заключается в том, что все входы и выходы фиксируются при помощи электронно-пропускной системы. Эти данные можно перегрузить в табель учета рабочего времени, исключая при этом необходимость вести его вручную.

Для того чтобы была возможность изменять данные в табеле относительно графика работы, в настройках программы нужно снять галку «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае если в табеле будет указано рабочее время, например, в выходной по графику работы, документ не будет проведен.

Следует помнить, что при одновременном ведении и табелей и документов отражения, табель будет иметь высший приоритет при получении отработанного времени для расчета зарплаты.

Форма Т-13

В 1С ЗУП 3.1 для просмотра отработанного времени есть печатная форма «Т-13». Сформировать данный отчет можно из раздела «Зарплата», выбрав пункт «Отчеты по зарплате». Необходимый вам отчет будет называться «Табель учета рабочего времени Т-13».

Вопрос:

Сотрудник болеет, дата выхода с больничного неизвестна, до конца месяца еще далеко. В ЗУП 2.5 я просто ставила дату начала невыходов. В 1С ЗУП 3.1 такой возможности нет, документ не проводится без даты окончания. Как можно в данном случае поступить, чтобы не делать документ до конца месяца и потом не вносить в него изменения?

Ответ:

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Если к моменту расчета аванса за первую половину месяца или к моменту расчета зарплаты ещё не был предоставлен больничный лист, то в 1С ЗУП 3 для регистрации такого отсутствия до выхода релизов 3.1.4 использовался документ Прогул, неявка. В нем для таких сотрудников регистрировалось отсутствие по невыясненной причине.

Однако, начиная с релиза 3.1.4.116 этот документ изменил свое название и расширил возможности. Он стал называться . Многих пользователей не устраивал тот факт, что сотруднику приходится регистрировать отсутствие по невыясненной причине (в итоге это отражалось буквенным кодом НН в табеле), хотя известно, что сотрудник на больничном. Поэтому в документе появилась новая причина отсутствия Болезнь (больничный ещё не закрыт) .

При регистрации такого отсутствия в табеле заполнится буквенный код «Б», но самого расчета больничного не произойдет.

Что касается принципа заполнения сведений об отсутствии сотрудника в связи с болезнью в этих документах, то он следующий: если отсутствие регистрируется для расчета аванса за первую половину месяца (с 1 по 15 число), то в документе Отсутствие (болезнь, прогул, неявки) / Прогул, неявка рекомендуется указывать период с даты невыход в связи с болезнью до 15 числа.

Далее если сотрудником будет предоставлен больничный лист до конца месяца, то документом Больничный лист этот неоплачиваемый период вытеснит и вместо него будет зарегистрирован оплачиваемый больничный.

Если же до конца месяца сотрудником не предоставлен больничный, тогда для корректного расчета зарплаты, требуется отразить отсутствие документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявки) / Прогул, неявка ещё и в период с 16-ого числа до конца месяца. Это можно сделать двумя способами:

• созданием нового документ;
• редактированием периода в первом документе, которым вводился период отсутствия для расчета за первую половину месяца.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога: